La fattura è il documento fiscale che tutti i titolari di partita IVA devono emettere per autenticare lo scambio di beni e la prestazione di servizi avvenuti all’interno del territorio nazionale. Tale documento è obbligatorio e crea il diritto per l’emittente di riscuotere il pagamento nei termini pattuiti e il dovere per il cliente di corrispondere l’importo dovuto. La fattura deve essere redatta in duplice copia, una per il cliente (originale) e una per l’emittente, il quale dovrà conservarla per almeno 10 anni. Alcune varianti semplificate della fattura ai fini del controllo fiscale sono la ricevuta fiscale e lo scontrino.
Le norme sulla fatturazione non prevedono un modello vincolante, tuttavia vi sono alcuni elementi che non possono mancare e la cui scarsa conoscenza è causa di grossolane imprecisioni spesso riscontrabili nelle fatture. Alla luce di queste osservazioni, risulta evidente l’utilità della seguente guida su come redigere una fattura in 7 passi.
1. Come redigere una fattura: a mano o al computer?
Una fattura può essere redatta sia a mano che al computer. Se sai come fare le fatture al pc, per accelerare i tempi, si possono usare dei fogli di carta intestati oppurre apporre il timbro aziendale. Per la copia, è possibile utilizzare la “carta carbone” o fare una fotocopia dell’originale. Questo sistema è adatto solo nel caso si emetta un numero di fatture limitato ed è inoltre maggiormente soggetto ad errori. Qualora si debbano produrre maggiori quantitativi di fatture, è preferibile servirsi del computer, infinitamente più veloce e preciso. In questa seconda ipotesi, diverse opzioni sono possibili:
– utilizzare un programma di testo, come Word, che, anche se non può eseguire i calcoli, permette di ottenere una grafica piacevole e di velocizzare la realizzazione di nuove fatture grazie al copia e incolla;
– usare un programma per la creazione di fogli di calcolo, come Excel, che permette di creare la struttura della fattura e di eseguire i calcoli in modo automatico;
– utilizzare un software per la fatturazione che permetta di creare le fatture, eseguire i calcoli automaticamente, gestire le scadenze, verificare i pagamenti, ecc. senza la necessità di possedere le competenze richieste per l’uso dei fogli di calcolo.
È importante precisare che il generico invio di una fattura via e-mail non rappresenta affatto una “fattura elettronica”, termine con il quale si intende l’unico tipo di fattura accettato per legge dalla Pubblica Amministrazione e che deve possedere necessariamente i seguenti requisiti tecnici: essere in formato XML, avere la firma digitale e un codice identificativo univoco. Una semplice fattura in PDF non costituisce una fattura elettronica, infatti va stampata e archiviata.
2. Elementi che una fattura deve contenere
Per prima cosa, la fattura dovrà riportare la data di emissione e il numero univoco progressivo.
Il documento dovrà poi contenere i dettagli relativi all’emittente, cioè il nominativo o la ditta, l’indirizzo e la partita IVA.
A questo punto vanno inseriti i dati riguardanti il cliente, ossia nominativo o ragione sociale (nel caso di società) e indirizzo. Non è obbligatorio indicare la partita IVA, che il cessionario potrebbe anche non avere. Pur essendo consigliabile, l’inserimento del codice fiscale non è obbligatorio né per l’emittente né per il cliente.
Altri dati che vanno indicati nella fattura sono il tipo di pagamento, il trasporto, l’imballo e, in caso di fattura differita, i dati identificativi del DDT (numero e data).
Occorre poi inserire la descrizione e la quantità dei beni ceduti o dei servizi prestati, il prezzo unitario e l’imponibile complessivo, diviso per aliquote, l’aliquota (o le aliquote) IVA, l’importo IVA da corrispondere ed eventuali sconti. Altri elementi che possono comparire in una fattura sono le spese non documentate (per servizi prestati dallo stesso venditore) e, in calce, gli importi esclusi ed esenti IVA (es. spese documentate, interessi per pagamento dilazionato, ecc.).
3. Usare i modelli predifiniti
Molti applicativi prevedono l’utilizzo di modelli predefiniti di fattura alla portata di tutti. Vi sono, ad esempio, quelli presenti nei fogli elettronici di Microsoft Excel o di LibreOffice Calc (oppure OpenOffice, dello stesso creatore), i modelli di Word o di Writer oppure quelli presenti in Access o in Base. Utilizzare un modello già strutturato ci consente di creare velocemente la fattura potendo così inserire da subito i dati utili, come quelli dei clienti e dei prodotti, ma anche le nostre informazioni, per poi stamparla a richiesta.
Per scegliere un modello predefinito in Calc e Writer clicca su File e dal menu a tendina seleziona Modelli. Clicca poi su Salva come modello. Ti si presenterà una finestra che mostra i modelli che si trovano già sul tuo pc. Se non trovi ciò che ti serve, potrai scaricare altri modelli presenti in rete. Per quanto riguarda gli applicativi della Microsoft, invece, il percorso dipende dall’anno di pubblicazione del software. Nelle versioni più recenti della famosa suite a pagamento, infatti, è presente la barra multifunzione e non i classici menu. L’importante è cercare i modelli fra cui scegliere. Essi sono in parte già scaricati sul tuo computer ma in maggior numero sono presenti sul sito della Microsoft da cui è possibile ottenere altri download. In generale, ad esempio, in Excel, basta creare un nuovo file e scegliere di salvarlo come modello per poter accedere al catalogo dei numerosi template.
In ultimo ricorda che anche una fattura creata da te a partire da zero, cioè dalla struttura, può essere, a sua volta, salvata come modello.
Fattura da compilare compilando gli spazi bianchi
Modello di fattura vuoto da compilare
4. Come creare una fattura da zero con i fogli di calcolo
Per creare e organizzare liberamente una fattura a partire da zero con Microsoft Excel oppure OpenOffice Calc, bisogna innanzitutto creare una nuova cartella di lavoro vuota. Comincia col creare un’ipotetica fattura considerando lo spazio rettangolare necessario per contenere tutti i campi per i dati anagrafici del cliente, quelli descrittivi dei prodotti ed anche i dati relativi ai prezzi, agli sconti, all’IVA e alla data. Seleziona tutte le celle necessarie, togline i bordi e colorane lo sfondo di bianco perchè la fattura si differenzi dal resto del foglio. Utilizza i bordi fatti con le linee più spesse solo per il contorno della fattura e delle celle per i calcoli.
Per rendere la cartella di lavoro leggera e funzionale bisogna creare solo un foglio relativo alla fattura in cui aggiungere di volta in volta i dati necessari prelevandoli utilizzando appositi menu a tendina collegati a delle tabelle inserite negli altri fogli presenti nel file. Creerai quindi un certo numero di fogli che rinominerai, ad esempio, con i termini Fattura, Clienti, Prodotti e Città. Nel primo foglio inserirai i dati relativi alla fattura in una specifica tabella con i campi per le intestazioni di cui sopra; nel foglio Clienti i dati ralativi ai campi id, nomi, cognomi e indirizzi, nel foglio Prodotti inserirai i dati nei campi id, prezzi, descrizione, quantità e nel foglio Città i dati nei campi cap, nomi, province, regioni e nazioni ecc. All’interno di ogni foglio ci saranno quindi delle tabelle cui darai un nome che verrà registrato all’interno della singola cartella di lavoro. Per nominare una tabella seleziona le sue celle, ordinate alfabeticamente, e poi clicca sul menu Inserisci, seleziona Nomi e poi Definisci; adesso inventa un nome funzionale facilmente intuibile. Solo nominando alcune celle o intere tabelle, ben ordinate, potrai creare, in seguito, gli elenchi che si presenteranno in un menu a tendina da cui selezionare e prelevare i dati di nostro interesse come, ad esempio, il cognome di un cliente.
5. Come compilare velocemente i dati del cliente
Per fare in modo che, selezionando il nome di un cliente dal menu a tendina, compaiano i suoi dati nella fattura che vogliamo stampare o calcolare, dobbiamo nominare la tabella presente nel foglio Clienti selezionandone i dati e nominandola, ad esempio, col termine Nominativi. Adesso nel foglio Fattura inserisci nella cella dedicata all’indirizzo del cliente la funzione CERCA.VERT cliccando sul tasto funzione oppure cliccando nel menu Inserisci la voce Funzione: si aprirà la finestra Creazione guidata funzione. Scorri l’elenco sulla sinistra e clicca su CERCA.VERT, sul tasto Avanti e poi compila i campi seguenti: Criterio di ricerca in Calc o Valore in Excel, riducilo a icona e seleziona la cella in cui inseriamo il cognome dal menu a tendina; Matrice in Calc e Matrice_tabella in Excel, riduci a icona per selezionare la tabella Nominativi; Indice cioè il salto di colonne da effettuare verso destra dalla colonna di ricerca fino a quella dell’indirizzo; Ordinato in Calc oppure Intervallo in Excel da compilare con “falso” perché la ricerca non sia approssimativa. La funzione CERCA.VERT è da inserire anche nelle altre celle adattando, di volta in volta, l’indice.
6. I calcoli in fattura
In una fattura che non preveda diversi tipi di IVA, i calcoli previsti sono molto semplici. Per ottenere il totale per prodotto è sufficiente moltiplicare la quantità ordinata per il prezzo del singolo bene scrivendo =Quantità*Prezzo (es.: =C9*D9). Si può poi estendere automaticamente la medesima formula alle celle sottostanti cliccando sul quadratino nero sotto la cella contenente la formula precedente e, tenendo premuto il tasto sinistro del mouse, trascinarlo fino alla cella che ci interessa. Per ottenere i totali di ogni colonna, basta inserire la funzione =SOMMA (E9:E20) che sommerà i valori presenti a partire dalle prime celle fino ad arrivare alle ultime incolonnate le une sopra le altre. Anche calcolare l’IVA è molto semplice: basta moltiplicare il totale imponibile per l’aliquota da applicare (es.: =E22*22/100). Non ci resta che calcolare IVA+Imponibile inserendo la semplicissima formula =SOMMA(E21+E22).
7. Personalizzare la fattura
È sempre consigliabile, per differenziarsi dalla concorrenza, rendere le proprie fatture uniche usando uno stile personale che le renda subito riconoscibili e con un’identità visiva originale.
La fattura serve anche come una sorta di presentazione della propria attività, di cui ne trasmette immediatamente l’immagine, per questo non bisogna trascurare l’importanza di un’efficace personalizzazione.
È possibile creare accattivanti fatture anche senza essere dei grafici, basta aggiungere delle foto dei propri prodotti o della propria azienda nell’intestazione del documento e magari, per rendere il design ancora più sofisticato e personale, inserirvi anche il logo.
